Besprechungsprotokoll: kostenlose Vorlage mit ausgefülltem Beispiel

Ein Besprechungsprotokoll hält für alle fest, was in einer Besprechung entschieden wurde und wer als Nächstes was erledigt. Mit einer einheitlichen Vorlage sind auch alle, die nicht dabei waren, schnell auf dem Laufenden.

Die Protokollvorlage zum Kopieren

Kopiere die Vorlage in deine Notizen, ein Dokument oder eine E-Mail, oder lade sie als Markdown-Datei herunter. Sie eignet sich für Teambesprechungen, Projektabstimmungen, Kundengespräche und Gremiensitzungen.

# Besprechungsprotokoll

**Besprechung:**

**Datum und Uhrzeit:**

**Teilnehmende:**

**Protokollführung:**

## Ziel

## Diskussion

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## Entscheidungen

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## Aufgaben

| Aufgabe | Verantwortlich | Termin |
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|         |                |        |
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## Offene Fragen

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## Nächste Besprechung

**Datum und Uhrzeit:**

**Zu prüfen:**

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Vorlage von kimiko.app

Füll den Protokollkopf schon vor Beginn der Besprechung aus. Dann kannst du dich auf Entscheidungen und Aufgaben konzentrieren.

Was in welchen Abschnitt gehört

Jeder Abschnitt beantwortet eine Frage, die sich später beim Lesen stellt.

Bleibt ein Abschnitt leer, schreib „Entfällt“ hinein. Eine leere Überschrift sieht schnell so aus, als wäre etwas vergessen worden.

Beispiel: ein ausgefülltes Besprechungsprotokoll

Hier siehst du die ausgefüllte Vorlage für eine Beispielbesprechung. Grundlage ist die fiktive Geschichte zum Pilotstart von der Kimiko-Website; Personen, Termine und Pläne sind also erfunden.

Besprechung: Pilotstart-Besprechung

Datum und Uhrzeit: Dienstag, 8. September 2026, 8:30–8:58 Uhr

Teilnehmende: Emily Carter, James Wilson, Sarah Miller

Protokollführung: Emily Carter

Ziel: Den Umfang des Pilotprojekts abstimmen, das am Donnerstag startet, und klären, was fertig sein muss, bevor die Einladungen verschickt werden.

Diskussion:

• Import-Tests: Beim Testen ist der Import von zwei größeren CSV-Dateien fehlgeschlagen. Die Korrektur muss geprüft sein, bevor jemand eingeladen wird.
• Support: Fragen werden im Projekt „Kundenstart“ gesammelt. Alles, was die erste Nutzung blockiert, kommt auf die Checkliste für den Start; kleinere Verbesserungen können warten.

Entscheidungen:

• Das Pilotprojekt am Donnerstag mit zehn Bestandskunden starten.
• Änderungen an der Abrechnung nicht in dieses Release aufnehmen, damit sich das Team auf Einrichtung und erste Nutzung konzentrieren kann.
• Den Start erst nach Auswertung der Ergebnisse vom Freitag über das Pilotprojekt hinaus ausweiten.

Aufgaben:

• Korrektur für den Import großer CSV-Dateien prüfen. Verantwortlich: Emily Carter. Termin: Mittwoch, 9. September.
• Willkommensleitfaden und eine 90-Sekunden-Einführung fertigstellen. Verantwortlich: Sarah Miller. Termin: Mittwoch, 9. September.
• Einladungen an die zehn Pilotkunden verschicken, sobald die Korrektur geprüft ist. Verantwortlich: James Wilson. Termin: Donnerstag, 10. September.

Offene Fragen:

• Wann der Start auf alle ausgeweitet wird. Ein Datum ist noch nicht vereinbart.
• Wer das Kundenfeedback für Freitag zusammenträgt.

Nächste Besprechung: Freitag, 11. September, 10:00 Uhr. Dabei prüfen wir, ob die Einrichtung abgeschlossen ist, welche ersten Notizen erstellt wurden und welche Support-Fragen es gibt.

Tipps für ein klares Besprechungsprotokoll

• Sag, dass du Protokoll führst. Wenn du zusätzlich aufnimmst, sorg dafür, dass alle Beteiligten Bescheid wissen.
• Halte Entscheidungen und Aufgaben fest, sobald sie vereinbart werden. Eine verpasste Entscheidung lässt sich aus dem Gedächtnis nur schwer rekonstruieren.
• Leg für jede Aufgabe genau eine verantwortliche Person und einen Termin fest. Übernimmt niemand eine Aufgabe, führ sie unter den offenen Fragen auf.
• Trenne Ideen von Entscheidungen. Was nur nebenbei erwähnt wird, ist erst dann eine Entscheidung, wenn die Gruppe zustimmt.
• Prüf Namen, Daten und Zahlen, bevor du das Protokoll verschickst, und bitte die Teilnehmenden, dir Korrekturen zurückzumelden.

Mit Kimiko das Protokoll aus einer aufgenommenen Besprechung entwerfen

Kimiko ist ein KI-Notizassistent für Besprechungen – als Desktop-App für Macs mit Apple Silicon und 64-Bit-PCs mit Windows 11. Die App nimmt den Ton von Mikrofon und Computer auf, ohne dass ein Bot an der Besprechung teilnimmt. Standardmäßig laufen Transkription und Zusammenfassungen auf deinem Computer, mit Modellen, die du bei der Einrichtung herunterlädst; Cloud-Anbieter sind optional und laufen über dein eigenes Konto. Auch bei lokaler Verarbeitung braucht Kimiko das Internet für Downloads, Updates, die Aktivierung und Abo-Prüfungen. Sieh dir an, was auf deinem Computer bleibt.

1. Nimm die Besprechung auf. Tritt der Besprechung wie gewohnt bei. Erkennt Kimiko sie, beginnst du über die Meldung mit den Notizen; andernfalls startest du selbst eine Aufnahme.
2. Öffne die Zusammenfassung. Sobald ein KI-Modell eingerichtet ist (die integrierte KI oder ein Anbieter), entstehen Zusammenfassungen automatisch, wenn eine Besprechung endet. Deine Zusammenfassung findest du in der Ansicht Ausarbeitung neben Meine Notizen. Neue Zusammenfassungen verwenden Allgemein – die Vorlage, die dem Protokollformat oben am nächsten kommt.
3. Wähle eine andere Vorlage, wenn sie besser passt. Öffne das Optionsmenü von Ausarbeitung und wähle unter Stil eine Vorlage. Mit deiner Auswahl wird die Zusammenfassung neu erstellt; Abschnitte, zu denen es wenig zu sagen gibt, fallen weg.
   • 1:1: Das Wichtigste, Themen & Anliegen des Gegenübers, Meine Themen, Ausgetauschtes Feedback, Vereinbarungen & Follow-ups, Fürs nächste Mal.
   • Kundengespräch: Kontext, Was die Kundenseite gesagt hat, Wozu wir uns verpflichtet haben, Risiken & Signale, Nächste Schritte.
   • Allgemein: TL;DR, Kernpunkte, Entscheidungen, Aufgaben, Offene Fragen.
   • Interview: Kurzprofil, Belege zu den einzelnen Bereichen, Bedenken, Fragen der bewerbenden Person, Follow-ups.
   • Stand-up: Pro Person (gestern, heute, Blocker), Blocker, Bezüge zu anderen Teams, Aufgaben.
4. Prüf die Aufgaben. Im Bereich Aufgaben findest du Kimikos Vorschläge aus dem Transkript. Wähle Übernehmen für echte Zusagen und Verwerfen für den Rest. Trag dann unter Zuständig einen Namen ein oder leg ein Datum oder eine Fälligkeit fest. Der Eintrag bei Zuständig dient nur deiner eigenen Übersicht; benachrichtigt wird niemand. Jeder Vorschlag verweist auf die Stelle, an der das gesagt wurde.
5. Prüf das Ergebnis und teile es. Gleiche die Zusammenfassung mit dem Transkript ab, vor allem Namen, Zahlen und Zusagen. Wähle dann im ⋯-Menü der Besprechung Exportieren… und speichere eine PDF-, Word- oder Markdown-Datei mit der KI-Zusammenfassung, den Notizen oder dem Transkript. Exporte enthalten immer Titel, Datum und Dauer der Besprechung und sind normale Dokumente außerhalb der verschlüsselten Datenbank von Kimiko.

Die Anleitungen zur ersten Besprechung und zu Aufgaben erklären jeden Schritt ausführlicher.

Deine eigene Protokollvorlage in Kimiko

Integrierte Vorlagen lassen sich nicht bearbeiten. Du kannst aber eine duplizieren und die Kopie anpassen oder eine neue Vorlage mit dem Protokollformat von oben anlegen.

1. Öffne Einstellungen → KI und dann Zusammenfassungen → Vorlagen.
2. Wähle Neu oder bei einer integrierten Vorlage wie Allgemein die Option Duplizieren.
3. Gib unter Name der Vorlage einen Namen ein, etwa „Besprechungsprotokoll“, und liste die Abschnitte auf, die du haben möchtest: Ziel, Diskussion, Entscheidungen, Aufgaben mit verantwortlicher Person und Termin, offene Fragen und nächste Besprechung. Transkript und Notizen musst du nicht hinzufügen, denn Kimiko bezieht sie immer mit ein.

Du kannst keine Standardvorlage festlegen: Neue Zusammenfassungen verwenden Allgemein. Wähle deshalb in jeder Besprechung unter Stil eine andere Vorlage aus (dadurch wird die Zusammenfassung neu erstellt). Eigene Vorlagen erkennst du am Zusatz „(eigener)“ hinter dem Namen.

Für ein Protokoll in einer anderen Sprache wählst du unter Einstellungen → KI → Sprache für Zusammenfassungen & Aufgaben die gewünschte Sprache. Standardmäßig ist dort Wie in der Besprechung eingestellt. Oder du wählst für eine einzelne Besprechung im selben Menü von Ausarbeitung eine Sprache. Zusammenfassungen kann Kimiko in zehn Sprachen schreiben; Transkripte werden nicht übersetzt.

Häufige Fragen

Was gehört in ein Besprechungsprotokoll?

In ein Besprechungsprotokoll gehören der Name der Besprechung, Datum, Teilnehmende und Ziel, eine kurze Zusammenfassung der Diskussion, die getroffenen Entscheidungen, Aufgaben mit verantwortlicher Person und Termin, offene Fragen und die nächste Besprechung. Am wichtigsten sind Entscheidungen und Aufgaben, denn danach richten sich alle.

Was ist der Unterschied zwischen Besprechungsnotizen und einem Besprechungsprotokoll?

Besprechungsnotizen sind meist persönlich: das, was du dir merken wolltest. Ein Protokoll ist dagegen die gemeinsame Dokumentation: so geschrieben, dass alle, die nicht dabei waren, wissen, was entschieden wurde und wer was erledigt.

Kann Kimiko das Protokoll für mich schreiben?

Kimiko schreibt einen Entwurf. Sobald ein KI-Modell eingerichtet ist, entsteht automatisch eine Zusammenfassung, wenn eine aufgenommene Besprechung endet – mit der Vorlage Allgemein, sofern du keine andere wählst –, und Kimiko schlägt Aufgaben aus dem Transkript vor. Du prüfst die Zusammenfassung, übernimmst die Aufgaben, die echte Zusagen sind, und teilst das Ergebnis.

Sollte ich den anderen sagen, dass ich die Besprechung aufnehme?

Ja. Sag es gleich zu Beginn, damit alle Beteiligten Bescheid wissen. In Kimiko wird das Audio einer Besprechung standardmäßig nicht gespeichert: Das Transkript kann ohne die ursprüngliche Aufnahme in deiner Bibliothek bleiben.

Probier Kimiko in deiner nächsten Besprechung aus – kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.