KI-Besprechungsnotizen in der Kanzlei: Einwilligung, Vertraulichkeit und Anwaltsprivileg

Ein KI-Notizassistent kann dir im Mandantengespräch das Mitschreiben abnehmen. Er erzeugt aber auch etwas, das es bei einer handschriftlichen Notiz nie gab: eine Aufnahme, ein wörtliches Transkript und eine Zusammenfassung, die ein Modell geschrieben hat. Jedes davon muss gespeichert, geschützt und eines Tages vielleicht vorgelegt werden.

Dieser Leitfaden fasst zusammen, was Anwaltsverbände bisher veröffentlicht haben, und macht daraus ein Vorgehen, das du übernehmen kannst. Das ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Die Regeln deiner Rechtsordnung und die Richtlinien deiner Kanzlei gehen vor.

Was die Leitlinien bisher sagen

Drei Dokumente lohnt es sich, ganz zu lesen. Das Datum gibt jeweils an, wann das Dokument veröffentlicht oder zuletzt aktualisiert wurde.

• ABA Formal Opinion 512 (29. Juli 2024) ist die erste förmliche Stellungnahme der American Bar Association zu generativer KI. Sie verweist die Anwaltschaft auf die bestehenden Model Rules zu Kompetenz (1.1), Kommunikation (1.4), Honoraren (1.5) und Vertraulichkeit (1.6); Letztere umfasst alle Informationen, die mit der Vertretung zusammenhängen. Mitteilung der ABA.
• New York City Bar Formal Opinion 2025-6 (22. Dezember 2025) befasst sich gezielt mit KI-Tools, die Mandantengespräche aufnehmen, transkribieren und zusammenfassen. Sie kommt zu dem Schluss, dass die Mandantschaft informiert werden und einwilligen sollte, bevor ein Gespräch auf diese Weise aufgenommen wird, dass die Anwaltschaft Vertraulichkeit und Anwaltsprivileg bedenken sollte, bevor sie sich für eine Aufnahme entscheidet, und dass Transkripte und Zusammenfassungen auf ihre Richtigkeit geprüft werden sollten. Stellungnahme lesen.
• The Law Society of England and Wales, „Generative AI – the essentials“ (am 30. Juni 2026 aktualisiert) rät davon ab, vertrauliche Informationen in generative KI-Tools einzugeben, die du nicht kontrollierst, und listet auf, was du über einen Anbieter klären solltest: wo Daten verarbeitet werden, wer sie verarbeitet, wie und wo sie gespeichert werden und wer darauf zugreifen kann. Leitlinien lesen.

Andere Anwaltsverbände haben eigene Leitlinien veröffentlicht, und weitere werden folgen. Prüf, was deine eigene Aufsicht zuletzt dazu sagt, bevor du änderst, wie du Notizen zu Mandantengesprächen machst.

Vor dem Gespräch: Mandantschaft informieren und Einwilligung einholen

Die Stellungnahme der NYC Bar ist hier eindeutig: Wer ein Mandantengespräch aufnimmt, um eine KI-Zusammenfassung zu erstellen, braucht dafür das Wissen und die Einwilligung der Mandantschaft, selbst in einem Bundesstaat wie New York, in dem die Einwilligung einer Gesprächspartei genügt. Außerdem erinnert die Stellungnahme die Anwaltschaft daran, dass in vielen Bundesstaaten alle Beteiligten in eine Aufnahme einwilligen müssen und manche Staaten Stimmabdrücke als biometrische Daten regulieren.

In der Praxis heißt das:

• Halte es in der Mandatsvereinbarung fest und bestätige es dann zu Beginn jedes aufgenommenen Gesprächs. Die Stellungnahme legt nahe, jedes Mal darauf hinzuweisen, es sei denn, die Plattform selbst macht die Aufnahme offensichtlich.
• Sag, was du aufbewahrst. Wenn deine Richtlinie vorsieht, die Aufnahme zu löschen und nur eine geprüfte Notiz zu behalten, sag das der Mandantschaft und halte dich dann jedes Mal daran.
• Denk daran: Ein Tool ohne Bot macht sich nicht bemerkbar. Ein Notizassistent, der auf deinem Computer aufnimmt, erscheint nicht in der Liste der Teilnehmenden, und Zoom oder Teams kündigen ihn nicht an. Die Ankündigung muss von dir kommen.

Wissen, wo jede Kopie des Gesprächs landet

Ein KI-Notizassistent kann drei Artefakte erzeugen, und jedes kann an einem anderen Ort liegen:

Bei einem Cloud-Dienst gehören zur Antwort meist der Anbieter und die Unternehmen, die seine Spracherkennungs- und KI-Modelle liefern. Lies in den Nutzungsbedingungen nach, was zu Speicherort, Aufbewahrung, Training und Löschung steht. Das sind die Punkte, die die NYC Bar der Anwaltschaft zu bedenken gibt.

Laufen die Spracherkennungs- und KI-Modelle auf deinem eigenen Computer, fallen diese externen Beteiligten bei der Verarbeitung weg. Du musst aber weiterhin den Computer absichern, entscheiden, was du aufbewahrst, und richtig mit Einwilligung und Anwaltsprivileg umgehen.

Weniger aufbewahren, als das Tool erlaubt

Die Stellungnahme der NYC Bar hält fest, dass gerade Aufnahme und Transkript, also die Zwischenprodukte, eine KI-Zusammenfassung von deinem eigenen Aktenvermerk unterscheiden. Weniger Kopien heißt: weniger, was du absichern musst, und weniger, was du später erklären musst.

Ein sinnvoller Standard für vertrauliche Gespräche:

1. Speichere das Audio nicht, außer du hast einen Grund dafür.
2. Prüf und korrigiere die Zusammenfassung bald nach dem Gespräch, solange du dich noch daran erinnerst.
3. Leg die geprüfte Notiz beim Mandat ab – in deinem Dokumentenmanagementsystem.
4. Lösche, was du laut deiner Richtlinie nicht aufbewahrst, und behalte im Blick, wo Sicherungen und Exporte liegen, denn sie sind separate Kopien.

Jede Zusammenfassung prüfen, bevor du dich darauf verlässt

Eine Zusammenfassung kann einen Satz der falschen Person zuschreiben, eine Einschränkung weglassen oder aus einer beiläufigen Bemerkung etwas machen, das sich wie ein Rat liest. Die Leitlinien auf beiden Seiten des Atlantiks sagen dasselbe: Für das Ergebnis bleibst du verantwortlich.

Gleiche Namen, Zahlen, Datumsangaben und alles, was nach einer Zusage klingt, mit dem Transkript ab. Vor allem die Sprecherbezeichnungen solltest du dir ansehen: Ein KI-Notizassistent kann dein Mikrofon meist von der anderen Seite des Gesprächs unterscheiden, zwei Stimmen auf der Gegenseite aber verwechseln.

Wenn die Mandantschaft einen eigenen Notizassistenten mitbringt

Mandantinnen und Mandanten nehmen Gespräche immer häufiger mit eigenen KI-Tools auf, und diese Aufzeichnungen liegen außerhalb deiner Kontrolle. Die Stellungnahme der NYC Bar schlägt vor, zu Beginn des Mandats zu vereinbaren, dass sie nicht ohne Hinweis aufnehmen, und in der Mandatsvereinbarung festzuhalten, dass ungeprüfte KI-Zusammenfassungen aus ihrem Tool für dich nicht verbindlich sind. Außerdem empfiehlt sie, die Mandantschaft darauf hinzuweisen, dass ihre eigenen Tools Vertraulichkeit und Anwaltsprivileg gefährden können.

Kimiko für vertrauliche Gespräche einrichten

Kimiko ist eine Desktop-App für Macs mit Apple Silicon und Windows-PCs. Die App nimmt dein Mikrofon und den Ton der Besprechung auf, den dein Computer abspielt – so nimmt kein Bot an der Besprechung teil. Standardmäßig erstellt Kimiko Transkript und Zusammenfassung mit Modellen auf deinem Computer. So würden wir die App für die Mandatsarbeit einrichten:

1. Lade bei der Einrichtung die lokalen Modelle herunter. Wähle Hinzufügen neben Integrierte KI, damit Zusammenfassungen, Aufgabenvorschläge und Antworten im Chat auf deinem Computer geschrieben werden.
2. Prüf beide Einstellungsseiten. Vergewissere dich unter Einstellungen → Transkription → Spracherkennungsmodelle und Einstellungen → KI, dass ein lokales Modell ausgewählt ist. Cloud-Spracherkennungsmodelle sind mit Cloud gekennzeichnet, und die KI-Karte nennt den Anbieter immer dann, wenn nicht die integrierte KI im Einsatz ist.
3. Lass das Audio aus. Die Einstellung Audio aufbewahren unter Einstellungen → Transkription steht anfangs auf Aus: Kimiko transkribiert das Audio und verwirft es danach.
4. Schalte den Nur-lokal-Modus ein, sobald Downloads und Aktivierung erledigt sind. Du findest ihn unter Einstellungen → Datenschutz & Daten. Er blockiert Kimikos Verbindungen, die über deinen Computer hinausgehen, und Netzwerkziele zeigt, was übrig bleibt.
5. Nutze ein Projekt pro Mandat. Projekte halten die Besprechungen, deine eigenen Notizen und die Aufgaben zu einem Mandat zusammen, und der Chat kann sich bei seinen Antworten auf dieses eine Projekt beschränken.
6. Exportiere die geprüfte Notiz. Speichere sie als PDF, Word oder Markdown im System deiner Kanzlei und lösche die Besprechung danach in Kimiko, wenn deine Richtlinie das vorsieht. Gelöschte Einträge bleiben für die Aufbewahrungsfrist, die du eingestellt hast, im Papierkorb – sieh also auch dort nach.

Deine Bibliothek liegt in einer verschlüsselten Datenbank auf deinem Computer. Auch bei lokaler Verarbeitung nutzt Kimiko das Internet für Modell-Downloads, Updates und Lizenzprüfungen, und alles, was du verbindest, etwa ein Kalender oder ein Cloud-Anbieter, erhält, was diese Funktion braucht. Im Detail kannst du nachlesen, was auf deinem Computer bleibt.

Wir behaupten nicht, dass Kimiko zertifiziert oder behördlich zugelassen ist. Prüf die App anhand der Richtlinien deiner Kanzlei wie jedes andere Tool, und frag uns alles, was die Dokumentation nicht beantwortet.

Häufige Fragen

Geht durch die Nutzung eines KI-Notizassistenten das Anwaltsprivileg verloren?

Für deine Rechtsordnung können wir das nicht beantworten, und die Gerichte haben noch nicht jede Variante dieser Frage entschieden. Die Leitlinien oben weisen auf das Risiko hin, das darin liegt, ein vom Anwaltsprivileg geschütztes Gespräch mit Außenstehenden zu teilen und Aufzeichnungen zu erzeugen, die in einem Verfahren womöglich offengelegt werden müssen. Weniger Beteiligte und weniger gespeicherte Kopien verringern dieses Risiko; wie deine Regeln greifen, kann dir deine Ansprechperson für Berufsrecht sagen.

Brauche ich die Einwilligung der Mandantschaft in einem Bundesstaat, in dem die Einwilligung einer Gesprächspartei genügt?

Berufsrechtliche Regeln können mehr verlangen als das Gesetz, das für Aufnahmen gilt. Die Stellungnahme der NYC Bar kommt zu dem Schluss, dass die Anwaltschaft in New York die Mandantschaft informieren und ihre Einwilligung einholen sollte, bevor Gespräche mit einem KI-Tool aufgenommen werden, obwohl in New York die Einwilligung einer Gesprächspartei genügt.

Reicht eine Zusammenfassung, oder sollte ich das Transkript aufbewahren?

Das hängt vom Mandat und von deiner Richtlinie ab. Eine geprüfte Zusammenfassung funktioniert wie ein Aktenvermerk. Ein Transkript oder eine Aufnahme ist eine wörtliche Aufzeichnung, die dir später nützen oder schaden kann. Leg eine Richtlinie fest, informiere die Mandantschaft darüber und halte dich konsequent daran.

Kann ich Kimiko für Besprechungen in Zoom, Teams und Google Meet nutzen?

Ja. Kimiko nimmt dein Mikrofon und den Ton der Besprechung auf deinem Computer auf und arbeitet so neben diesen Apps, ohne der Besprechung beizutreten. Wie du das einrichtest, steht in Notizen zu Teams-Besprechungen ohne Bot und Notizen zu Zoom- und Google-Meet-Besprechungen.

Lade Kimiko herunter und probier die Einrichtung zuerst in einer internen Besprechung aus. Kimiko kannst du kostenlos testen.