Шаблон протоколу зустрічі (безкоштовно) із заповненим прикладом

Протокол зустрічі — спільний документ, у якому зафіксовано, що вирішили на зустрічі й хто що робить далі. Завдяки єдиному шаблону кожен, хто пропустив зустріч, може швидко ввійти в курс справи.

Скопіюйте шаблон протоколу зустрічі

Скопіюйте шаблон у свої нотатки, документ чи лист або завантажте його як файл Markdown. Він підходить для командних зустрічей, звірок щодо проєктів, дзвінків із клієнтами й засідань комітетів.

# Протокол зустрічі

**Зустріч:**

**Дата й час:**

**Учасники:**

**Протокол веде:**

## Мета

## Обговорення

-

## Рішення

-

## Завдання

| Дія | Відповідальний | Термін |
| --- | -------------- | ------ |
|     |                |        |
|     |                |        |

## Відкриті питання

-

## Наступна зустріч

**Дата й час:**

**Що переглянути:**

---

Шаблон від kimiko.app

Заповніть шапку протоколу ще до початку зустрічі, щоб потім зосередитися на рішеннях і завданнях.

Що писати в кожному розділі

Кожен розділ відповідає на одне запитання, яке згодом виникне в читача.

Якщо розділ лишився порожнім, напишіть у ньому «Немає». Порожній заголовок може виглядати так, ніби щось забули.

Приклад заповненого протоколу зустрічі

Ось шаблон, заповнений на прикладі однієї зустрічі. Тут використано вигадану історію про пілотний запуск із сайту Kimiko, тож люди, дати й плани придумані.

Зустріч: Огляд пілотного запуску

Дата й час: вівторок, 8 вересня 2026 року, 08:30–08:58

Учасники: Emily Carter, James Wilson, Sarah Miller

Протокол веде: Emily Carter

Мета: погодити межі пілоту, який стартує в четвер, і те, що має бути готове, перш ніж розсилати запрошення.

Обговорення:

• Тестування імпорту: під час тестування не вдалося імпортувати два великі CSV-файли. Виправлення треба перевірити, перш ніж когось запрошувати.
• Підтримка: запитання збиратимуть у проєкті «Запуск». Усе, що заважає першому сеансу роботи, потрапляє в чек-лист запуску; дрібніші покращення почекають.

Рішення:

• Запустити пілот у четвер із десятьма наявними клієнтами.
• Не додавати зміни в оплаті до цього випуску, щоб команда могла зосередитися на налаштуванні й першому використанні.
• Розширювати запуск за межі пілоту лише після огляду результатів у п’ятницю.

Завдання:

• Перевірити виправлення імпорту великих CSV-файлів. Відповідальна: Emily Carter. Термін: середа, 9 вересня.
• Завершити вітальний посібник і 90-секундний відеоогляд. Відповідальна: Sarah Miller. Термін: середа, 9 вересня.
• Надіслати запрошення десятьом пілотним клієнтам, щойно виправлення перевірять. Відповідальний: James Wilson. Термін: четвер, 10 вересня.

Відкриті питання:

• Коли запуск відкриють для всіх. Дату не погоджено.
• Хто до п’ятниці збере відгуки клієнтів.

Наступна зустріч: п’ятниця, 11 вересня, 10:00. Переглянути, хто завершив налаштування й створив першу нотатку, а також запитання до підтримки.

Поради, як писати чіткий протокол зустрічі

• Скажіть, що ведете протокол. Якщо ви ще й записуєте зустріч, переконайтеся, що про це знають усі учасники.
• Фіксуйте рішення й завдання, щойно вони з’являються. Пропущене рішення важко відновити з пам’яті.
• Призначайте кожному завданню одного відповідального й один термін. Якщо завдання ніхто не бере, внесіть його до відкритих питань.
• Відокремлюйте ідеї від рішень. Те, що згадали мимохідь, стає рішенням лише тоді, коли група з цим погоджується.
• Перед надсиланням перевірте імена, дати й числа, а учасників попросіть надіслати виправлення у відповідь.

Складіть у Kimiko чернетку протоколу за записом дзвінка

Kimiko — ШІ-нотатник для зустрічей, який працює на комп’ютерах: на Mac з Apple silicon і 64-розрядних ПК з Windows 11. Програма записує звук із вашого мікрофона й комп’ютера, і жоден бот не приєднується до дзвінка. За замовчуванням транскрипція й підсумки створюються на вашому комп’ютері за допомогою моделей, які ви завантажуєте під час налаштування; хмарні постачальники — за бажанням, через ваш власний обліковий запис. Навіть за локальної обробки інтернет потрібен для завантажень, оновлень, активації й перевірки підписки. Подивіться, що лишається на вашому комп’ютері.

1. Запишіть зустріч. Приєднайтеся до дзвінка, як зазвичай. Якщо Kimiko виявить дзвінок, скористайтеся сповіщенням, щоб почати вести нотатки; якщо ні, почніть запис самостійно.
2. Відкрийте підсумок. Щойно модель ШІ налаштовано (вбудований ШІ або постачальник), підсумки створюються автоматично після завершення зустрічі. Свій підсумок ви знайдете на вкладці Покращені, поруч із вкладкою Мої нотатки. Нові підсумки створюються за шаблоном Загальний — він найближчий до формату протоколу вище.
3. Виберіть інший шаблон, якщо він підходить краще. Відкрийте меню параметрів на вкладці Покращені й виберіть шаблон у розділі Стиль. Вибір шаблону створює підсумок заново, а розділи, для яких майже немає змісту, пропускаються.
   • 1:1: Головне, Їхні теми й побоювання, Мої теми, Обмін відгуками, Домовленості й подальші кроки, На наступний раз.
   • Дзвінок із клієнтом: Контекст, Що сказав клієнт, Що ми пообіцяли, Ризики й сигнали, Наступні кроки.
   • Загальний: Коротко, Ключові моменти, Рішення, Завдання, Відкриті питання.
   • Співбесіда: Коротко про кандидата, Підтвердження за напрямами, Сумніви, Запитання кандидата, Подальші кроки.
   • Стендап: По кожному (учора, сьогодні, перешкоди), Перешкоди, Згадки інших команд, Завдання.
4. Перегляньте завдання. На панелі Завдання Kimiko пропонує завдання з транскрипції. Натисніть Зберегти для справжніх домовленостей і Відхилити для решти, а потім заповніть поле Виконавець, Дата або Термін. Виконавець — це мітка для вашого власного обліку, і ніхто не отримує сповіщень. Кожна пропозиція містить посилання на місце, де це прозвучало.
5. Перевірте й поділіться. Звірте підсумок із транскрипцією, особливо імена, числа й домовленості. Потім виберіть Експортувати… у меню ⋯ зустрічі й збережіть файл PDF, Word або Markdown із розділом Підсумок ШІ, Нотатки або Транскрипція. Експортовані файли завжди містять назву, дату й тривалість зустрічі, і це звичайні документи поза зашифрованою базою даних Kimiko.

Кожен крок докладніше описано в посібниках «Ваша перша зустріч» і «Завдання й наступні кроки».

Створіть власний шаблон протоколу в Kimiko

Вбудовані шаблони не можна редагувати, але можна дублювати один із них і змінити копію або створити новий шаблон у форматі протоколу, наведеного вище.

1. Відкрийте Налаштування → ШІ, а потім Підсумки → Шаблони.
2. Натисніть Новий або дублюйте вбудований шаблон, як-от Загальний, кнопкою Дублювати.
3. У полі Назва шаблону введіть назву, наприклад «Протокол зустрічі», і перелічіть потрібні розділи: мета, обговорення, рішення, завдання з відповідальним і терміном, відкриті питання й наступна зустріч. Транскрипцію чи ваші нотатки додавати не треба, бо Kimiko завжди їх включає.

Вибрати типовий шаблон не можна: нові підсумки створюються за шаблоном «Загальний», тож інший шаблон вибирайте в розділі Стиль у кожній зустрічі (вибір створює підсумок заново). Після назви створених вами шаблонів стоїть «(ваш)».

Щоб отримати протокол іншою мовою, змініть параметр Налаштування → ШІ → Мова підсумків і завдань (типово вибрано Мовою зустрічі) або виберіть мову для однієї зустрічі в пункті Мова того самого меню на вкладці Покращені. Підсумки можна створювати десятьма мовами; транскрипції не перекладаються.

Поширені запитання

Що має бути в протоколі зустрічі?

Протокол зустрічі має містити назву зустрічі, дату, учасників і мету, стислий виклад обговорення, ухвалені рішення, завдання з відповідальним і терміном, відкриті питання та наступну зустріч. Найважливіші тут рішення й завдання, бо саме за ними люди й діють.

Чим нотатки із зустрічі відрізняються від протоколу зустрічі?

Нотатки із зустрічі зазвичай особисті: те, що ви хотіли запам’ятати. Протокол — спільний документ, написаний так, щоб людина, яка пропустила зустріч, знала, що вирішили й хто що робить.

Чи може Kimiko скласти протокол зустрічі за мене?

Kimiko складає чернетку. Щойно модель ШІ налаштовано, програма автоматично пише підсумок після завершення записаної зустрічі — за шаблоном «Загальний», якщо ви не виберете інший, — і пропонує завдання з транскрипції. Ви перевіряєте підсумок, зберігаєте завдання, про які справді домовилися, і ділитеся результатом.

Чи треба казати учасникам, що я записую зустріч?

Так. Скажіть про це на початку, щоб знали всі учасники. У Kimiko аудіо зустрічі типово не зберігається: транскрипція може лишатися у вашій бібліотеці без оригінального запису.

Випробуйте Kimiko на наступному дзвінку: спробувати можна безкоштовно, банківська картка не потрібна.