Kimiko
Ogni app di IA per prendere appunti dice di avere a cuore la privacy. La domanda utile è più precisa: chi gestisce la tua conversazione tra il momento in cui avvii la registrazione e quello in cui leggi il riepilogo? Meno soggetti sono coinvolti e più chiara è la risposta, più lo strumento protegge la tua privacy.
Questa checklist vale per qualsiasi app per prendere appunti, compresa la nostra. Alla fine abbiamo aggiunto come risponde Kimiko a ciascuna domanda, con accanto i suoi limiti.
«Senza bot» e «privato» sono due cose diverse
Un’app per prendere appunti senza bot registra dal tuo computer, quindi nessuno vede un partecipante in più su Zoom, Teams o Meet. Questo cambia il modo in cui la riunione viene acquisita. Non dice nulla su dove viene inviato l’audio in seguito, su chi conserva la trascrizione o sul fatto che venga usata per migliorare i modelli di qualcuno.
Molti strumenti senza bot caricano l’audio per la trascrizione cloud. Alcuni strumenti con un bot per le riunioni offrono contratti e controlli solidi. Considera quindi «senza bot» una comodità e una cortesia verso chi partecipa alla chiamata, poi fai le domande qui sotto su tutto quello che succede dopo.
Le 10 domande
Gli organismi professionali pongono agli avvocati più o meno le stesse domande prima che lascino entrare uno strumento di IA nelle conversazioni con i clienti. Il parere del 2025 del New York City Bar sulle app di IA per prendere appunti richiama l’attenzione su dove sono conservati i dati e per quanto tempo, se vengono usati per l’addestramento e se si possono eliminare. La Law Society of England and Wales aggiunge dove vengono elaborati, chi li elabora e chi può accedervi. Sono buone domande per chiunque abbia conversazioni riservate.
1. Dove l’audio diventa testo?
La trascrizione ha bisogno dell’audio completo della chiamata, comprese le voci di tutti gli altri. Se avviene sui server di un fornitore, quell’audio esce dal tuo computer. Se la esegue un modello vocale sul tuo computer, non deve per forza uscirne.
Una buona risposta indica il luogo: «sul tuo dispositivo, con un modello scaricato» oppure «sui nostri server, in una regione specificata, tramite un fornitore specificato».
2. Dove vengono scritti il riepilogo e le risposte della chat?
La conversione da voce a testo e l’IA che scrive i riepiloghi sono spesso fasi separate. Uno strumento può trascrivere in locale e inviare comunque l’intera trascrizione a un modello linguistico nel cloud per il riepilogo, l’elenco delle attività e ogni risposta della chat. Informati su ogni fase separatamente.
3. Dove sono salvate le note, e sono crittografate?
Cerca una risposta chiara: sul tuo computer, nel cloud del fornitore o in entrambi. Poi chiedi se quell’archiviazione è crittografata, chi custodisce le chiavi e se la sincronizzazione con altri dispositivi è attiva per impostazione predefinita.
4. La registrazione viene conservata, e per quanto tempo?
Di solito per lavorare basta la trascrizione. Conservare anche l’audio significa avere un file sensibile in più da proteggere. Privilegia gli strumenti in cui salvare l’audio è una tua scelta, con un periodo di conservazione che puoi vedere.
5. I tuoi contenuti vengono usati per addestrare o migliorare i modelli?
Cerca nell’informativa sulla privacy e nei termini di servizio cosa dicono su addestramento, «miglioramento del servizio» e revisione umana. Guarda anche se la risposta cambia tra piani gratuiti e a pagamento, e se l’opt-out è attivo per impostazione predefinita o devi andare a cercarlo.
6. Quali altre aziende vedono i dati?
Molte app per prendere appunti si basano sui servizi di riconoscimento vocale e di IA di altre aziende. Chiedi l’elenco dei sub-responsabili del trattamento e cosa riceve ciascuno. Anche ogni connessione al calendario, ogni sincronizzazione con il CRM e ogni link di condivisione aggiunge un soggetto.
7. Cosa va comunque online con la modalità «locale» o «offline» attiva?
Anche gli strumenti locali scaricano modelli e aggiornamenti e possono verificare la licenza. È normale. L’importante è che l’app ti dica a cosa serve ogni connessione e che nessuna trasmetta le tue riunioni, a meno che tu non abbia scelto una funzione cloud.
8. Puoi verificarlo di persona?
Una pagina sulla privacy non dovrebbe richiedere un atto di fede. Buoni segnali: una schermata delle impostazioni che mostra quale modello gestisce ogni fase, un’etichetta chiara quando qualcosa usa il cloud e un modo per bloccare le connessioni esterne.
9. Puoi esportare ed eliminare tutto?
Dovresti poter esportare le note in un formato aperto ed eliminare una riunione, o l’intera libreria, senza scrivere all’assistenza. Chiedi cosa succede ai backup e alle esportazioni, che di solito sono copie separate.
10. Come lo vengono a sapere gli altri partecipanti alla chiamata?
Un’app per prendere appunti che registra in silenzio dal tuo computer lascia a te il compito di avvisare le persone. Le regole sul consenso alla registrazione variano da paese a paese e da Stato a Stato, e molte organizzazioni hanno le proprie norme interne. Di’ all’inizio che stai prendendo appunti con l’IA, e segui la regola più severa che si applica alla riunione.
La checklist in una pagina
| Domanda | Perché conta | Dove guardare |
|---|---|---|
| Dove viene trascritto l’audio? | L’audio contiene tutte le voci della chiamata | Impostazioni dei modelli vocali, informativa sulla privacy |
| Dove vengono scritti riepiloghi e risposte? | La trascrizione va ovunque venga eseguito il modello IA | Impostazioni dell’IA o dei modelli, elenco dei sub-responsabili del trattamento |
| Dove sono salvate le note? | Il luogo di archiviazione decide chi potrebbe accedervi in seguito | Informativa sulla privacy, pagina sulla sicurezza |
| L’audio viene conservato, e per quanto? | Le registrazioni sono la copia più sensibile | Impostazioni di registrazione o di conservazione |
| I contenuti vengono usati per l’addestramento? | L’addestramento può riutilizzare i tuoi contenuti al di là della tua riunione | Termini di servizio, informativa sulla privacy, dettagli del piano |
| Quali aziende vedono i dati? | Ogni soggetto porta le proprie regole e i propri rischi | Elenco dei sub-responsabili, integrazioni |
| Cosa va online in modalità locale? | Anche la modalità locale dovrebbe essere spiegabile | Impostazioni di rete o di privacy, documentazione |
| Puoi verificarlo di persona? | Le impostazioni visibili valgono più delle promesse | Le impostazioni dell’app stessa |
| Puoi esportare ed eliminare? | Mantieni il controllo quando cambi strumento | Opzioni di esportazione, comandi per eliminare e cancellare tutto |
| Chi avvisa le altre persone? | Le regole sul consenso variano a seconda del luogo e dell’organizzazione | Le regole della tua organizzazione, le leggi locali |
Come rispondiamo a queste domande in Kimiko
Abbiamo creato Kimiko per chi preferisce tenere per sé le proprie riunioni, quindi ecco le nostre risposte, limiti compresi. Per i dettagli, vedi cosa resta sul tuo computer.
| Domanda | La risposta di Kimiko |
|---|---|
| Dall’audio al testo | Per impostazione predefinita, un modello vocale che scarichi durante la configurazione trascrive sul tuo computer. La trascrizione cloud (Deepgram o ElevenLabs) è facoltativa e chiede conferma prima del primo utilizzo. |
| Riepiloghi e chat | L’IA integrata scrive riepiloghi, attività suggerite e risposte della chat sul tuo computer. Un fornitore di IA nel cloud è facoltativo e usa il tuo account. |
| Archiviazione | Note, riunioni e attività sono conservate in un database crittografato sul tuo computer. |
| Registrazione | Conservazione dell’audio all’inizio è impostata su Disattivata, quindi l’audio non viene salvato. Se ti serve, puoi scegliere un periodo di conservazione. |
| Addestramento | I modelli locali funzionano sul tuo computer, quindi i tuoi contenuti non vengono inviati al loro sviluppatore. Con la trascrizione cloud, Kimiko esclude il tuo audio dall’addestramento quando il fornitore lo consente per singola richiesta; valgono i termini del fornitore cloud. |
| Altre aziende | Con l’elaborazione locale, nessun’altra azienda riceve il contenuto delle tue riunioni. Le connessioni al calendario e i fornitori cloud sono facoltativi, e ciascuno di quelli che aggiungi riceve ciò che serve a quella funzione. |
| Cosa va online | Download dei modelli, aggiornamenti e verifiche della licenza. Va online anche tutto ciò che colleghi, come un calendario. |
| Verificare di persona | In Impostazioni → Privacy e dati trovi l’elenco Destinazioni di rete, con ogni destinazione contrassegnata come Locale o Internet. La Modalità solo locale blocca le connessioni al di fuori del tuo computer. |
| Esportare ed eliminare | Esporta in PDF, Word o Markdown. Il comando Cancella tutti i dati rimuove i dati di Kimiko dal tuo computer; le tue esportazioni e i tuoi backup sono copie separate. |
| Avvisare le persone | Questo tocca a te. Nella tua app per le chiamate nulla segnala la presenza di Kimiko, quindi avvisa le persone che stai prendendo appunti. |
L’elaborazione locale ha i suoi compromessi. Dipende dal tuo computer: 16 GB di RAM sono un buon punto di partenza, e i modelli più grandi ne richiedono di più. Per alcuni lavori un modello nel cloud può comunque essere la scelta migliore, ed è per questo che è un’opzione e non una regola. Come funzionano le note delle riunioni con l’IA locale spiega ogni fase.
Quando un’app per prendere appunti nel cloud è la scelta giusta
Gli strumenti nel cloud sono una scelta ragionevole quando la riunione non è riservata e ti servono cose che un singolo computer non fa bene: spazi di lavoro condivisi per il team, note sul telefono o un bot che partecipa a una riunione in cui non puoi esserci. Se è il tuo caso, usa la checklist per confrontare i contratti e i controlli offerti. Le nostre pagine di confronto riportano cosa pubblicano gli altri strumenti su questo tema, con le fonti e la data della nostra verifica.
Domande frequenti
Un’app di IA per prendere appunti senza bot protegge di più la privacy?
Non di per sé. «Senza bot» descrive come viene acquisita la riunione: dal tuo computer, senza partecipanti in più. La privacy dipende da dove viene trascritto l’audio, da dove viene scritto il riepilogo e da dove sono conservate le note.
L’elaborazione locale rende uno strumento conforme al GDPR o all’HIPAA?
Nessuno strumento è conforme da solo. Tenere l’elaborazione sul tuo computer può ridurre il numero di aziende che trattano i tuoi dati, e questo aiuta a rispettare molti obblighi, ma cosa devi fare dipende dal tuo ruolo, da dove ti trovi e dai tuoi contratti. Chiedi al tuo referente per la privacy o per la conformità normativa prima di registrare conversazioni sensibili.
L’IA locale è sufficiente per le note delle riunioni?
Spesso sì, a seconda del modello e del tuo computer. Prova con una riunione breve e tipica tenendo aperte le app che usi di solito, poi controlla nomi, numeri e decisioni nel riepilogo prima di farci affidamento.
Devo dire alle persone che uso un’app di IA per prendere appunti?
Di solito sì. Le leggi sulla registrazione variano da paese a paese e da Stato a Stato, e molti luoghi di lavoro richiedono comunque un avviso. Avvisare le persone all’inizio è la regola più semplice da seguire.
Scarica Kimiko e verificalo tu con la checklist. La prova è gratuita.
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