Note delle riunioni con l’IA per avvocati: consenso, riservatezza e segreto professionale

Durante una chiamata con un cliente, un’app di IA per prendere appunti può scrivere le note al posto tuo. Ma crea anche cose che gli appunti scritti a mano non hanno mai prodotto: una registrazione, una trascrizione parola per parola e un riepilogo scritto da un modello. Ognuna va conservata, protetta e, un giorno, forse esibita in giudizio.

Questa guida raccoglie quanto hanno pubblicato finora le associazioni forensi e lo trasforma in una configurazione che puoi usare. Sono informazioni generali, non consulenza legale. Le norme della tua giurisdizione e le regole interne del tuo studio hanno la precedenza.

Cosa dicono finora le linee guida

Tre documenti meritano di essere letti per intero. Le date indicano quando ciascuno è stato pubblicato o aggiornato l’ultima volta.

• ABA Formal Opinion 512 (29 luglio 2024) è il primo parere formale dell’American Bar Association sull’IA generativa. Rimanda gli avvocati alle Model Rules già esistenti su competenza (1.1), comunicazione (1.4), compensi (1.5) e riservatezza (1.6), l’ultima delle quali copre tutte le informazioni relative all’incarico. Annuncio dell’ABA.
• New York City Bar Formal Opinion 2025-6 (22 dicembre 2025) riguarda proprio gli strumenti di IA che registrano, trascrivono e riassumono le conversazioni con i clienti. Conclude che prima di registrare una chiamata in questo modo bisognerebbe informare i clienti e ottenerne il consenso, che gli avvocati dovrebbero valutare riservatezza e segreto professionale prima di decidere di registrare e che trascrizioni e riepiloghi andrebbero controllati per verificarne l’accuratezza. Leggi il parere.
• The Law Society of England and Wales, «Generative AI – the essentials» (ultimo aggiornamento: 30 giugno 2026) sconsiglia di inserire informazioni riservate in strumenti di IA generativa che non controlli ed elenca cosa chiarire su un fornitore: dove vengono elaborati i dati, chi li elabora, come e dove vengono conservati e chi può accedervi. Leggi la guida.

Altre associazioni forensi hanno pubblicato le proprie linee guida, e ne arriveranno altre. Prima di cambiare il modo in cui prendi appunti nelle conversazioni con i clienti, controlla la posizione più recente del tuo ordine professionale.

Prima della chiamata: informa il cliente e ottieni il consenso

Il parere del NYC Bar è esplicito su questo punto: registrare una chiamata con un cliente per creare un riepilogo IA richiede che il cliente lo sappia e dia il suo consenso, anche in uno Stato in cui basta il consenso di una sola parte, come New York. Ricorda inoltre agli avvocati che molti Stati richiedono il consenso di tutte le parti per una registrazione e che alcuni disciplinano le impronte vocali come dati biometrici.

In pratica:

• Prevedilo nella lettera di incarico, poi confermalo all’inizio di ogni chiamata registrata. Il parere suggerisce di avvisare ogni volta, a meno che la piattaforma stessa non renda evidente la registrazione.
• Spiega cosa conservi. Se le tue regole interne prevedono di eliminare la registrazione e conservare solo una nota rivista, dillo al cliente, poi applica quella regola ogni volta.
• Ricorda che uno strumento senza bot è discreto. Un’app per prendere appunti che registra dal tuo computer non compare nell’elenco dei partecipanti, e Zoom o Teams non ne daranno avviso. L’avviso deve partire da te.

Scopri dove finisce ogni copia della conversazione

Un’app di IA per prendere appunti può creare tre elementi, e ognuno può trovarsi in un posto diverso:

Con un servizio cloud, di solito la risposta coinvolge il fornitore e le aziende da cui ottiene i modelli vocali e di IA. Leggi cosa dicono le condizioni su luogo di archiviazione, conservazione, addestramento ed eliminazione dei dati: sono i punti che il NYC Bar chiede agli avvocati di valutare.

Eseguire i modelli vocali e di IA sul tuo computer esclude queste parti esterne dall’elaborazione. Non elimina però la necessità di proteggere il computer, di decidere cosa conservare e di gestire correttamente consenso e segreto professionale.

Conserva meno di quanto ti permetta lo strumento

Il parere del NYC Bar osserva che sono la registrazione e la trascrizione, i prodotti intermedi, a rendere un riepilogo IA diverso dalla tua nota per il fascicolo. Meno copie significano meno cose da proteggere e meno cose da spiegare in seguito.

Una regola di base sensata per le chiamate riservate:

1. Non salvare l’audio, a meno che tu non abbia un motivo per farlo.
2. Rivedi e correggi il riepilogo poco dopo la chiamata, finché te la ricordi ancora.
3. Archivia la nota rivista con la pratica nel tuo sistema di gestione documentale.
4. Elimina ciò che le tue regole interne dicono di non conservare, e tieni presente dove si trovano backup ed esportazioni, perché sono copie separate.

Rivedi ogni riepilogo prima di farci affidamento

Un riepilogo può attribuire una frase alla persona sbagliata, tralasciare una precisazione o trasformare un commento fatto a braccio in qualcosa che sembra un parere. Le linee guida di entrambe le sponde dell’Atlantico dicono la stessa cosa: la responsabilità del risultato resta tua.

Confronta con la trascrizione nomi, cifre, date e tutto ciò che suona come un impegno. Le etichette degli interlocutori, in particolare, vanno controllate: di solito un’app di IA per prendere appunti distingue il tuo microfono dall’altra parte della chiamata, ma può confondere due voci remote.

Quando il cliente usa una propria app per prendere appunti

Sempre più spesso i clienti registrano le chiamate con i propri strumenti di IA, e quei materiali restano fuori dal tuo controllo. Il parere del NYC Bar suggerisce di concordare all’inizio dell’incarico che i clienti non registrino senza preavviso, e di specificare nel contratto di incarico che i riepiloghi IA generati dallo strumento del cliente e non rivisti non sono vincolanti per te. Raccomanda anche di avvertire i clienti che i loro strumenti potrebbero mettere a rischio la riservatezza e il segreto professionale.

Una configurazione per le chiamate riservate in Kimiko

Kimiko è un’app desktop per Mac con Apple silicon e PC Windows. Registra il tuo microfono e l’audio della chiamata riprodotto sul tuo computer, quindi nessun bot entra nella riunione, e per impostazione predefinita trascrive e riassume con modelli sul tuo computer. Ecco come lo configureremmo per il lavoro con i clienti:

1. Scarica i modelli locali durante la configurazione. Seleziona Aggiungi accanto a IA integrata, così riepiloghi, attività suggerite e risposte della chat vengono scritti sul tuo computer.
2. Controlla entrambe le pagine delle impostazioni. In Impostazioni → Trascrizione → Modelli vocali e in Impostazioni → IA, verifica che sia selezionato un modello locale. I modelli vocali cloud hanno l’etichetta Cloud, e il riquadro dell’IA indica il fornitore ogni volta che non si tratta dell’IA integrata.
3. Lascia l’audio disattivato. In Impostazioni → Trascrizione, l’opzione Conservazione dell’audio è inizialmente impostata su Disattivata, quindi Kimiko trascrive l’audio e poi lo scarta.
4. Attiva la Modalità solo locale una volta completati i download e l’attivazione. In Impostazioni → Privacy e dati, questa opzione blocca le connessioni di Kimiko al di fuori del tuo computer, e l’elenco Destinazioni di rete mostra quelle che restano.
5. Usa un progetto per pratica. I progetti tengono insieme le riunioni, le tue note e le attività di una pratica, e la chat può rispondere usando solo quel progetto.
6. Esporta la nota rivista. Salvala come PDF, Word o Markdown nel sistema del tuo studio, poi elimina la riunione in Kimiko se le tue regole interne lo prevedono. Gli elementi eliminati restano nel Cestino per il periodo di conservazione che hai impostato, quindi controlla anche lì.

La tua libreria è conservata in un database crittografato sul tuo computer. L’elaborazione locale usa comunque Internet per il download dei modelli, gli aggiornamenti e le verifiche della licenza, e tutto ciò che colleghi, come un calendario o un fornitore cloud, riceve quanto serve a quella funzione. Per i dettagli, vedi cosa resta sul tuo computer.

Non dichiariamo che Kimiko abbia certificazioni o approvazioni regolamentari. Valutalo alla luce delle regole interne del tuo studio, come faresti con qualsiasi altro strumento, e chiedici tutto ciò a cui la documentazione non risponde.

Domande frequenti

Usare un’app di IA per prendere appunti fa venir meno il segreto professionale tra avvocato e cliente?

Non possiamo rispondere a questa domanda per la tua giurisdizione, e i tribunali non hanno ancora risolto ogni variante della questione. Le linee guida citate sopra segnalano il rischio che nasce dal condividere una conversazione coperta da segreto professionale con soggetti esterni e dal creare documenti acquisibili in giudizio. Meno soggetti e meno copie conservate riducono quel rischio; il tuo consulente deontologico può dirti come si applicano le tue regole.

Mi serve il consenso del cliente in uno Stato in cui basta quello di una sola parte?

Le regole deontologiche possono richiedere più di quanto preveda la legge sulle registrazioni. Il parere del NYC Bar conclude che gli avvocati di New York dovrebbero informare i clienti e ottenere il consenso prima di registrare le chiamate con uno strumento di IA, anche se New York è uno Stato in cui basta il consenso di una sola parte.

Basta un riepilogo o dovrei conservare la trascrizione?

Dipende dalla pratica e dalle tue regole interne. Un riepilogo rivisto funziona come una nota per il fascicolo. Una trascrizione o una registrazione è un resoconto letterale, che in seguito può aiutarti o danneggiarti. Stabilisci una regola, comunicala ai clienti e applicala con coerenza.

Posso usare Kimiko per le chiamate su Zoom, Teams e Google Meet?

Sì. Kimiko registra il tuo microfono e l’audio della chiamata riprodotto dal computer, quindi funziona insieme a queste app senza entrare nella chiamata. Per la configurazione, leggi le guide sulle note delle riunioni Teams senza bot e sulle note di Zoom e Google Meet.

Scarica Kimiko e verifica prima la configurazione in una chiamata interna. La prova è gratuita.